21 Ene ¿Cómo lograr ahorros a través de la tecnología?
La sostenibilidad de las empresas obliga a los gerentes financieros a buscar soluciones ágiles y eficientes. ¿Cómo hacer para que la tecnología aporte soluciones y no sea vista como un costo?
El rol de los gerentes financieros de las empresas de hacer más rentables sus organizaciones, a partir de una gestión adecuada de los recursos, cada año que pasa recibe nuevas oportunidades y sobre todo nuevos desafíos. En paralelo, la velocidad con que las nuevas tecnologías de la información (TIC) se encuentran modificando la forma de hacer las cosas, obliga desde hace tiempo a tomar nuevas medidas.
En este contexto, el director financiero de la empresa y el responsable de TI son los encargados de analizar todos los procesos de la organización, detectar áreas de mejora donde recortar gastos o implementar mecanismos que abaraten los costes generales de la entidad, y hacer esto sin afectar la rentabilidad de las empresas ni la calidad de sus productos o servicios.
A continuación, presentamos 3 focos de ahorro que pueden o deben ser revisados:
Foco Ambiental
- Uso de la Energía: una empresa responsable con el medio ambiente debe hacer un uso eficiente de la energía, lo cual, al mismo tiempo, ayuda a reducir costos. Uno de los focos que se pueden evaluar es el reemplazo de servidores físicos dentro de las empresas. La virtualización total o parcial de los servidores, tanto en nubes privadas como utilizando esquemas híbridos (pagando sobre el consumo efectivo), permite a las empresas:
– disponer de sus activos informáticos de modo seguro
– ganar en velocidad de uso
– evitar grandes costos de electricidad y mantenimiento de sus equipos
– evitar interrupciones de servicios por desperfectos técnicos que puedan
afectar la rentabilidad de la organización
- Ahorro de papel y archivos físicos: la creciente digitalización de todas las operaciones en los distintos sistemas informáticos faculta a las organizaciones de disponer de cualquier documentación en todo momento sin la obligación de imprimir (incurriendo en grandes gastos de papel) o pagar un servicio de archivo físico de documentación externo.
Foco en la Información
- Trabajar con información: No se puede gestionar lo que no se puede medir. La utilización de sistemas informáticos integrados (ERP) o bien, de sistemas más puntuales como aquellos para gestionar las relaciones con clientes (CRM) o de empleados (HCM) o trabajar sobre la cadena de abastecimiento (Supply Chain Management), entre otras opciones, permite a las empresas contar en un solo lugar con todos los datos necesarios para la toma decisiones oportuna. A partir de ello, se puede definir con sustento, los mejores cursos de acción. Para ser más precisos, algunos ítems que permiten ahorrar estos sistemas son:
– reducción de costos por inventarios innecesarios (a partir del análisis del movimiento y evolución de los mismos)
– menor cantidad de personal requerido al procesamiento y análisis de información, a partir de la automatización de tareas que muchos de estos sistemas proveen
– reducir tiempos de operación innecesarios
- Explotar la información: a partir de la gran cantidad de datos y sistemas que pueden convivir en una empresa, la consolidación y visualización de toda la información a través de herramientas de Planning, Analytics y Business Intelligence ayuda a:
– tener un panorama visual claro y efectivo para la toma de decisiones complejas
– evaluar en tiempo real los KPIs más significativos de la organización
– evitar cualquier costo de oportunidad por cursos de acción no tomados
Foco en la Eficiencia
- Captación de la información in real time: el uso de drones o de sensores de IoT (Internet of Things), ha permitido a las empresas hacer un monitoreo en tiempo real de las necesidades de maquinarias, campos u otros activos, que representen un valor esencial para sus operaciones. De esta forma, a partir del seguimiento pormenorizado de métricas establecidas, la organización puede tomar decisiones en el momento y evitar pérdidas antes inevitables y poco medibles. Por ej. Al evaluar el rendimiento de una maquinaria, o de un terreno cultivado, se puede evitar pérdidas por roturas (en el caso de la maquina) o evaluar el uso efectivo de los insumos (para el terreno), evitando grandes erogaciones.
- Inteligencia Artificial y Robotics: las tecnologías más innovadoras de los últimos años han permitido automatizar distintas tareas, algunas rutinarias y monótonas, o bien complejas y analíticas, reduciendo drásticamente tiempos, bajando la cantidad de errores operativos y por ende una logrando mayor reducción de costos.
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Decir que la tecnología ha llegado para quedarse es desde hace mucho tiempo un cliché. Lo que si es necesario mencionar, es que la misma ya no es considerada como un gasto sino como una inversión, que aplicada de forma inteligente con las necesidades de cada entidad, puede representar una fuente de reducción de costos y aumento de la rentabilidad de las empresas.
¿Se puede ahorrar costos con la tecnología? La respuesta es SI. Benjamin Franklin mencionaba “No hay inversión más rentable que la del conocimiento” y hoy claramente este conocimiento está apoyado por el uso de la tecnología. Lo importante es que la tecnología potencie la operación, no afecte la calidad del producto o servicio de la compañía y genere la información oportuna y útil que tanto CFOs como CEOs puedan llegar a precisar.