20 Nov Gestión de gastos corporativos: ¿Cómo controlar lo incontrolable?
El manejo de los gastos internos es uno de los apartados más complejos de la gestión administrativo-financiera de una organización. ¿Cómo la tecnología puede ayudar a desarrollar esta tarea con eficiencia?
La gestión administrativo-financiera de una organización implica muchos esfuerzos para controlar cosas a priori incontrolables. Dentro de la administración de las compras, los gastos corporativos han sabido ser un problema de difícil solución. ¿Por qué? Veamos algunos de los problemas más comunes:
- Gastos no autorizados
- Pérdida de comprobantes
- Procesos de autorización lentos y muy burocráticos
- Falta de Control / auditoría sobre gastos realizados
- Demoras en procesamiento de gastos
Como se puede apreciar, hay muchas situaciones que tienen que ver con la ejecución, es decir los procesos internos de las organizaciones que están siendo afectados. Analizando desde lo global a lo particular, se puede comenzar con los aspectos gobernantes como puede ser la falta de políticas internas que identifiquen los gastos corporativos autorizados y sus características (montos, frecuencia, autorizante, comprobantes, por ejemplo) hasta aspectos netamente operativos, como ser el proceso de carga de los comprobantes en el sistema de gestión de la empresa.
Durante los últimos 2 años, a partir de la pandemia por el Covid-19, y ante la necesidad de una mayor visibilidad y comunicación remota, muchas empresas han profesionalizado estas tareas dejando de lado las viejas planillas y burocracias, para pasar a gestiones más eficientes, domando lo antes incontrolable, a través de la aplicación de un conjunto de prácticas como las siguientes:
- Políticas de Gastos Corporativos: una definición macro orienta la definición de los pasos y las condiciones que deben tener los distintos gastos en una organización para ser plausibles de ser aprobados.
- Comprobantes Digitales / Digitalización de comprobantes: el uso de comprobantes digitales ayudar de sobremanera ante la posible pérdida de comprobantes manuales. Puede darse por un lado que el proveedor lo envíe digitalmente, o bien que se lo incorpore a partir de una fotografía dentro de un archivo digital.
- Utilización de sistemas de administración de gastos: el uso de estos sistemas, que en muchos casos se conectan directamente con los softwares ERPs, permite lograr una gestión más acelerada de los gastos y menos burocratizada. Intervienen en todas las etapas, desde la solicitud y la autorización del mismo, la captura e ingreso de comprobante, hasta la generación de informes a medida para una evaluación constante.
El siguiente paso: Gestión de Gastos Inteligente
La transformación digital representa una revolución sin precedentes en la historia de la humanidad. Los avances son cada vez más veloces y profundos que logran transformaciones significativas en la forma de hacer las cosas, al tiempo que revalorizan el valor de las organizaciones.
Claramente las empresas han avanzado fuertemente en la gestión de sus gastos internos, como se presentó previamente, pero la transformación continúa y ya se está redoblando la apuesta, se pueden hacer mucho mejor las cosas. Y una de las formas es con la gestión de gastos inteligente.
La gestión de gatos inteligente se refiere a la aplicación de nuevas tecnologías que aporten velocidad, simplificación y transparencia en sus procesos, al tiempo que permitan optimizarlos y reducir costos. Diversos softwares de gestión de gastos ya se encuentran utilizando inteligencia artificial y la automatización de tareas, para el análisis, autorización, auditoría y reportación de gastos.
Son muchos los beneficios que pueden obtenerse de este tipo de gestión:
- Mayor trazabilidad y transparencia
- Procesos mucho más veloces y efectivos
- Control y reportación automáticos
- Se puede tener una visibilidad integral del conjunto de gastos
- Menor posibilidades de fraudes internos
- Menor probabilidad de errores de carga
- Reducción de costos (por errores, omisiones o demora en procesamiento)
- Mayor satisfacción en los empleados
Resulta oportuno profundizar sobre el último beneficio. A través de una gestión inteligente de gastos los empleados se encuentran beneficiados al ver que se disminuye drásticamente la carga horaria requerida para estas actividades, sea tanto para la gestión y autorización de los gastos, como para su reportación. Los responsables de compras pueden ejecutar las mismas de una manera más ágil, y sabiendo que cuentan con el aval de la política interna, lo que les otorga seguridad en su accionar. Y además sus informes son mucho menos complejos de hacerse y elevarse.
La gestión de gastos corporativos, para muchos, representa un fuerte dolor de cabeza. Sin embargo, la aceleración de la transformación digital en las organizaciones ha presentado nuevas oportunidades de mejora, ahorro y satisfacción en las personas. La noción de controlar lo incontrolable, está tendiendo a desaparecer.
Si quiere conocer más sobre nuestras soluciones para potenciar la transformación digital de su organización puede escribirnos a [email protected]