29 May Cómo agilizar procesos de negocios y reducir costos
En cada empresa, las particularidades hacen de sus circuitos de negocio tengan una complejidad única, ¿Se pueden agilizar y a la vez abaratar costos?
Un flujo de procesos en alto nivel en una empresa, en general, puede hacer el siguiente recorrido: comprar, producir, vender, cobrar y pagar. Dependiendo de la actividad, se pueden saltear etapas, repetir, incorporar tareas y otras variantes que hacen a cada rubro particular. Esto denota complejidad no solo a la hora de ejecutar las tareas sino también para controlar.
El control interno en las organizaciones, que abarca desde la definición de una estructura ideal hasta la más pequeña validación implica una serie de pasos y flujo de autorizaciones que en muchos casos termina atentando contra la propia empresa, al ralentizar la operatoria, perdiendo oportunidades o afectando el valor para con proveedores, clientes y colaboradores.
En ese punto, la pregunta no pasa por qué control eliminar, sino por cómo eficientizarlo. Una empresa sin control puede llevar a la entropía y a la toma de decisiones equivocadas y a menudo costosas. La digitalización de operaciones y la transformación digital de las organizaciones ha brindado múltiples opciones para mejorar y una de ellas sin dudas es la firma digital.
¿Qué es la Firma Digital?
Una firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. Como el equivalente digital de una firma manuscrita o sello, una firma digital ofrece mucha más seguridad inherente, y está destinada a resolver el problema de la manipulación y la suplantación en las comunicaciones digitales.
Las firmas digitales pueden proporcionar garantías adicionales de evidencia de origen, identidad y estado de un documento electrónico, transacción o mensaje y pueden reconocer el consentimiento informado del firmante. Es legalmente vinculante en la mayoría de transacciones personales y empresariales en prácticamente todos los países del mundo.
No debe confundirse con otros tipos de firmas. Una firma electrónica puede ser una firma autógrafa digital o un click de ‘acepto términos y condiciones’. Por tanto, cualquier tipo de firma electrónica crea un nexo comprobable entre lo firmado y la intención de firma por parte del firmante.
¿Cómo Funciona?
Las firmas digitales se basan en la criptografía de clave pública, también conocida como criptografía asimétrica. Usando un algoritmo de clave pública, uno puede generar dos claves que están matemáticamente vinculadas: una privada y otra pública.
Las firmas digitales funcionan a través de las dos claves criptográficas de autenticación mutua de criptografía de clave pública. La persona que está creando la firma digital usa su propia clave privada para encriptar los datos relacionados con la firma. La única forma de descifrar esos datos es con la clave pública del firmante.
Un proceso normal de firma digital consta de los siguientes pasos:
0 – Parametrización:
- Definición de Firmantes
- Asignación de claves
1 – Definición y Envío:
- Indicar el documento que se debe firmar
- Definir los firmantes, indicando quiénes son, cuál es el orden y sus respectivos correos electrónicos
- Indicar en el documento, dónde se debe firmar
- Enviar el enlace al/a los firmantes
2 – Recepción y Firma:
- Ingreso del/de los firmantes al documento,
- Revisión del documento
- Autorización de firma
- Envío del documento firmado al sector solicitante
3 – Gestión:
- Control del estado de los documentos enviados en todo momento
¿Cuáles son sus beneficios?
- Agiliza procesos: la firma digital faculta la automatización de operaciones y permite acelerar tiempos de control y autorización que antes eran manuales.
- Reduce costos: disminuyen costos operativos como ser los gastos de papel y costos de oportunidad al poder acelerar acuerdos o compromisos con proveedores y clientes
- No disminuye el control ni la precisión: el control se mantiene presente y se garantiza que lo revisen las personas correctas en tiempo y forma.
- Aumenta la satisfacción de clientes/proveedores: la celeridad con que se realizan los procesos, da mejor visibilidad para con clientes y proveedores que pueden comprobar la eficiencia en los procesos internos de la empresa.
La transformación digital, según George Westerman (MIT) es “un replanteamiento radical de cómo una organización utiliza la tecnología, las personas y los procesos para cambiar fundamentalmente el rendimiento empresarial”. Dentro de este esquema, la firma digital muestra un camino sencillo para facilitar determinados procesos de autorización, sin reducir el foco en el control, a la vez que permite abaratar costos operativos y mejorar la satisfacción de los interesados.
Si quiere conocer más sobre nuestras soluciones de Firma Digital puede escribirnos a [email protected]